プライバシーポリシー

第1条（基本方針）

株式会社Re-rail（以下「当社」）は、Referral AI（以下「本サービス」）の提供にあたり、お客様の個人情報の保護を重要な責務と考え、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）およびその他関連法令を遵守し、以下のとおりプライバシーポリシー（以下「本ポリシー」）を定めます。

第2条（収集する情報）

当社は、本サービスの提供にあたり、以下の情報を取得します。

2-1. お客様から直接ご提供いただく情報

• 氏名、メールアドレス、会社名、役職等のアカウント登録情報
• お問い合わせ内容
• お支払いに関する情報（決済処理は外部決済サービスを通じて行われ、当社はクレジットカード番号等を直接保持しません）

2-2. Zoom連携により取得する情報

• Zoom会議の参加者情報（表示名、メールアドレス等）
• 会議のメタデータ（日時、参加時間等）
• クラウドレコーディングから得られるテキストデータ（AI分析に使用）

2-3. サービス利用時に自動的に取得する情報

• IPアドレス、ブラウザ情報、アクセスログ
• Cookie情報
• サービスの利用履歴

第3条（利用目的）

取得した個人情報は、以下の目的のために利用します。

• 本サービスの提供・運営・改善
• 連絡先カードの自動生成およびAIマッチング提案
• 紹介文の自動生成
• ユーザーサポートおよびお問い合わせ対応
• サービスに関するお知らせ・更新情報の送付
• 利用状況の分析およびサービス改善
• 不正利用の防止

第4条（AI分析におけるデータの取り扱い）

本サービスでは、AI技術を用いてZoom会議データの分析および連絡先情報の整理を行います。

• AI分析は、お客様の会議データに基づいて自動的に実行されます
• AI分析の結果（連絡先カード、マッチング提案、紹介文等）はお客様のアカウントに紐づけて管理されます
• AI分析に使用されるデータは、他のお客様のデータと厳格に分離されています
• AI分析の精度向上のため、匿名化・統計化されたデータを利用する場合があります

第4条の2（Zoom連携データの取り扱い）

本サービスのZoom連携機能に関して、以下のとおりデータを取り扱います。

取得するデータの範囲

• Zoomユーザーの基本情報（表示名、メールアドレス）
• 過去の会議の参加者一覧（表示名、メールアドレス、参加時間）
• クラウド録画の文字起こしテキスト（VTTファイル）

データの利用目的

• 会議参加者の連絡先カード自動生成
• AIによる会議内容の分析・要約
• 参加者のニーズ・提供サービスの抽出によるビジネスマッチング提案

データの保持と削除

• Zoom会議データは、連絡先カード生成およびAI分析の完了後、お客様のアカウントに紐づけて保存されます
• 連絡先カードと従来の取り込み会議は、各一覧画面から削除できます。自社ボットの会議は、処理の終了後、所有者が会議の詳細画面から録音・文字起こし・議事録・当該会議の人物履歴を削除できます。人物カード本体と、反映済みのプロフィール情報、ダウンロード済みのファイルは残ります。削除受付後は閲覧を停止し、録音サーバーでの消去確認と発行済みURLの失効後に保存先と会議データを削除します（2時間以上。障害時は復旧後に再試行）。バックアップには所定の保持期間、残る場合があります。画面から削除できないデータは、第10条のお問い合わせ先へ削除を請求できます。
• アカウントの削除だけでは、録音ファイルや組織で共有された記録、バックアップを含むすべてのデータの削除は完了しません。これらの削除もご希望の場合は、第10条のお問い合わせ先へご連絡ください。本人確認と対象データの確認の上、対応します。

Zoom連携の解除

• お客様はいつでも設定画面からZoom連携を解除できます
• 解除した連携を使う新たな取得や参加の手配を停止します。手配済み・参加中のボットは参加状況の画面から別途停止してください。取得済みデータの処理・保持は継続する場合があります。
• 連携解除前に取得済みのデータの削除は、画面での削除操作または第10条のお問い合わせ先への削除請求で対応します。

第三者への提供

• Zoom連携を通じて取得したデータを、広告目的で第三者に販売・提供することはありません
• 従来のZoomクラウド録画をAIで分析する機能では、文字起こしと参加者情報をOpenAI社のAPIへ送信します。音声分析が有効な場合は、録音音声と参加者情報をGoogle社のGemini APIへ送信します。分析結果は当社サービス内でのみ使用します。
• 現在の自社ボットによる自動処理は、当社の録音サーバーで文字起こしと原文に基づく議事録を作成します。この処理と、上記のクラウド録画のAI分析は別の機能です。

第4条の3（Googleログイン・会議の取込・自動記録）

Googleログイン、設定画面からのGoogle連携、会議画面からの本人カレンダー連携は、それぞれ次の目的で情報を利用します。

Googleログインとプロフィール

• Googleアカウントの識別情報とメールアドレスを、会員の認証・アカウント管理に使用します。Googleから提供される名前・プロフィール画像は、本サービスの表示名・画像が未設定の場合に初期設定として保存します。
• Googleログインだけではカレンダー連携やボットの自動記録は開始しません。会議情報の取込や自動記録には、以下の連携・設定が別途必要です。

設定画面のGoogle連携と過去のMeet会議の取込

• 連携したGoogleアカウントの識別情報・メールアドレスと、そのアカウントのメインカレンダーの予定を読み取ります。Google MeetのURLがある予定から、タイトル、日時、会議URL、主催者のメールアドレス、参加者のメールアドレス・表示名・出欠状況等を取得し、会議一覧に取り込みます。通常は過去30日、指定時は最大90日前までの予定が対象です。変更通知による同期では直近2日間を確認します。
• 接続情報・暗号化した認証トークンは、連携時に選択した組織に紐づけて保存されます。その組織のメンバーが取込に使用する共有の接続であり、取り込んだ会議情報は組織のアクセス権限に従って共有されます。共有してよいカレンダーであることを確認して連携してください。
• この取込だけでGoogle Meetの録音音声や文字起こしをGoogle APIから取得することはありません。また、この連携だけでボットの自動参加は始まりません。

会議画面の本人カレンダー連携と自動記録

お客様が会議画面で自分のGoogleカレンダーを連携し、保存先と録音について確認して自動記録をオンにした場合に利用します。設定画面の組織共有の接続とは別に、お客様本人の接続として管理します。

• Googleアカウントの識別情報・メールアドレスと、メインカレンダーの予定（日時、タイトル、説明、場所、会議URL、主催者・参加状況等）を読み取ります。
• 今後7日間の予定から、お客様が主催または参加承諾した対象会議を見つけ、予定時刻にボットを手配するために使用します。他の方から招待され、メインカレンダーで参加承諾した予定も対象です。
• 自動参加には、会議の主催者による入室・録音の許可が必要な場合があります。お客様は、録音について参加者に案内し、必要な同意を得てください。

保存・共有と利用の制限

• 継続的な予定確認のための認証トークンは暗号化して保存します。対象予定の識別子、タイトル、会議URL、日時と参加処理の状態を、お客様のアカウントに紐づけて保存します。
• 録音・文字起こし・議事録は、設定時にお客様が選んだ組織に保存され、その組織のアクセス権限に従って共有されます。
• カレンダー連携では予定を閲覧する権限を要求します。認可の対象はすべてのカレンダーの予定、またはお客様が所有するカレンダーの予定ですが、いずれの場合も本サービスが利用するのはメインカレンダーです。予定を作成・編集・削除する権限は要求しません。以前に許可した広い閲覧権限がGoogle側に残っている場合でも、本サービスでの利用範囲は同じです。
• カレンダー情報は上記の会議取込・自動参加・履歴表示のために使い、広告、データ販売、汎用AIモデルの学習には利用しません。本項で説明するGoogleユーザーデータの利用・移転は、Limited Use要件を含むGoogle API Services User Data Policyに従います。

停止・連携解除・削除

• 会議画面で自動記録をオフにすると、新しい参加の手配を停止します。すでに手配した会議は、参加状況の画面から別途停止できます。
• 会議画面で本人のカレンダー連携を解除すると、その接続情報と認証トークンを削除して自動記録をオフにします。設定画面で組織のGoogle連携を解除すると、その組織の共有接続情報と認証トークンを削除し、新たな会議取込を停止します。一方の解除で、他方の接続やGoogleログインが解除されることはありません。Google側のアクセス許可は、Googleアカウントの接続管理でも取り消せます。
• 連携解除だけでは、取得済みの予定履歴や会議記録は削除されません。自社ボットの会議記録は、処理終了後に所有者が詳細画面から削除できます。連携から取得した予定履歴など、画面で削除できないデータは本ポリシー第10条のお問い合わせ先へ請求できます。従来の取り込み会議は会議画面から削除できます。

第5条（データの安全管理措置）

当社は、お客様の個人情報を適切に管理するため、以下のセキュリティ対策を実施しています。

• テナント間データ分離：Row Level Security（RLS）による厳格なデータ分離
• 暗号化：AES-256-GCM方式による保存データの暗号化
• 署名検証：HMAC-SHA256による通信データの完全性検証
• アクセス制御：OAuth 2.0認証による適切なアクセス管理
• 通信の暗号化：SSL/TLSによる通信経路の暗号化

第6条（第三者提供）

当社は、以下の場合を除き、お客様の個人情報を第三者に提供しません。

• お客様の同意がある場合
• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合
• サービスの提供に必要な範囲で業務委託先に提供する場合（この場合、委託先に対し適切な監督を行います）

第7条（Cookieおよびアクセス解析）

本サービスでは、利便性の向上およびサービス改善のためにCookieを使用しています。また、Googleアナリティクス等のアクセス解析ツールを使用する場合があります。これらのツールはCookieを使用してアクセス情報を収集しますが、個人を特定する情報は含まれません。Cookieの利用を希望されない場合は、ブラウザの設定により無効化できますが、一部の機能がご利用いただけなくなる場合があります。

第8条（個人情報の開示・訂正・削除）

お客様は、当社が保有するご自身の個人情報について、開示・訂正・削除を請求することができます。ご請求の際は、下記のお問い合わせ先までご連絡ください。本人確認の上、合理的な範囲で速やかに対応いたします。

第9条（本ポリシーの変更）

当社は、必要に応じて本ポリシーを変更することがあります。重要な変更がある場合は、本サービス上での通知またはメールにてお知らせいたします。変更後の本ポリシーは、本ページに掲載した時点から効力を生じるものとします。

第10条（お問い合わせ）

本ポリシーに関するお問い合わせは、以下までご連絡ください。